사무국 회신(8/14) — Exhibition Details Form 재제출은 불필요하나,
일본 미승인 제품은 학회 측(academic society) 사무국의 확인이 필요하며
ACE가 대신 조회해 주겠다며 제품 상세 정보와 참고자료(details and relevant reference materials) 제공을 요청.
당사 제품은 일본 미승인이므로 해당이 확정적. 무엇을 넣고 무엇을 빼느냐가 곧 약기법 리스크 관리이므로,
영문 자료 패키지 작성이 현재 가장 시급한 과업.
해소된 리스크 : 광고 소재 3종 "7/31 마감 경과" 건
사무국 회신 취지 — 초록집 전면광고·웹배너·인터미션 광고 3종 모두 규격·일정·상세를 현재 확정 중이며,
준비되는 대로 안내할 예정. 지연이나 권리 소멸에 대한 언급 없음.
당사가 늦은 것이 아니라 사무국이 아직 접수를 열지 않은 상태로 확인됨.
단, 사무국이 "지연 접수를 허용한다"고 답한 것은 아니다. "아직 준비 중"이라고 답한 것이며 결과가 같을 뿐이므로,
대내 보고 시 이 구분을 유지한다.
이 문서의 날짜 표기 원칙
확정 사무국 공식 안내·인보이스·사내 규정에 근거한 날짜
내부목표 확정 마감이 없어 역산으로 설정한 사내 관리일 (공식 마감 아님)
사무국대기 사무국 안내를 받아야 진행되는 항목
미확인 근거 자료가 없어 확인이 필요한 항목
2026-08-20 APSEV 준비 브리핑 — 결정사항
항목
내용
참가 목적 재정의
리드 수집이 아니라 사진·영상 콘텐츠 자산 확보가 1차 목적. "위상 있는 학회에서 이런 플레이를 했다"는 기록을 남기는 것. 연구원 대상 판촉·이벤트는 가성비가 낮아 최소화
학회 성격
부스 약 30개 규모, 전시업체의 약 90%가 연구 장비 회사. 참석자는 의사보다 연구원 중심. 장소는 JP Tower Hall 4~5층
부스 피크타임
13:00 ~ 14:00 포스터 세션. 이 시간 외에는 지나가며 들르는 수준이므로 인력·촬영을 이 시간대에 집중
뒷벽(백월)
무조건 진행으로 결정. 벽 없이 테이블만 두면 사진이 안 나옴. 뒷벽에 투자하고 나머지는 심플하게 가는 방향
부스 콘텐츠
회사 로고·슬로건·Skin Reprogramming 인지 중심. 연구·임상 데이터는 넣지 않음. 판단 기준은 "사진 찍었을 때 잘 나오는가"
테이블보
주름이 지지 않는 스판덱스 재질로 각을 잡아 제작. 국내 제작처가 한정적이고 기성 원단 색상만 가능 — 컬러차트 확인 필요 (이정화 팀장)
부스 규격 준수
배정 구획(사각 틀)을 벗어나면 현장 철수 조치될 수 있음. 철제 랙 등은 허용되지 않을 수 있어 전시물은 테이블 위에 올리는 구성을 원칙으로 함. 거치대·집기는 대여 없이 100% 자체 준비이므로 경량·최소화
전시 카테고리 승인
당사는 화장품 베이스라 승인 여부가 불확실. 배양액 원료 자료와 제품 2종 소개서를 제출했고, "화장품이지만 병원에서 사용하는 제품"임을 강조. 작년 APSEV에서 microgentas(한국)가 엑소좀 앰플을 전시한 선례가 있어 가능성은 있음
초록집 광고
회사·기술 소개 중심으로 확정. 제품은 넣지 않음 (현재 판매 가능한 상황이 아니고 초록집은 오래 남음). 필요 시 원료 수준까지만. 글씨가 작으면 보지 않으므로 풀페이지로 단순하게, QR·링크 연동 검토
웹배너
2개 시안 중 짙은 배경 + 흰색 글씨 방향으로 선정
인터미션 광고
진행하는 것으로 결정. 다만 실제 주목도는 낮아 회사 로고·슬로건 수준의 단순 노출로 충분. 사내 제작 경험자가 없어 외부 제작 검토 — 메시지를 먼저 확정한 뒤 진행
내부 D-day
사무국 공식 가이드는 행사 1개월 전(9/30경)에 나오므로 그때 준비를 시작하면 늦음. 내부 준비 완료일을 9월 중순으로 설정하고 가이드와 무관하게 선제 진행
사무국 문의 방식
건별로 묻지 않고 확인이 필요한 항목을 모두 리스트로 정리해 한 번에 문의. 컨펌이 필요한 것과 임의 준비해도 되는 것을 구분해서 회신받을 것
부스 상주
상시 1명, 피크타임에는 2명. 영어로 기술 설명이 가능한 인력이 필요해 인선 논의 필요
Ochiya 박사 촬영
좌장이라 당일 매우 바쁨. 점심 이후 포스터 세션에 밖으로 나오는 시간을 노려 먼저 찾아가 촬영. 스폰서이므로 부스 방문 가능성도 있음
보도자료
학회 참석 전 1건(배양액의 국제 무대 첫 공개), 학회 종료 후 1건. 공여자 이슈로 현재 연구용 원료로만 공식 언급이 가능하므로 표현에 주의. 카테고리 승인 결과 확인 후 진행
추가 확인
기업 참가자 등록료가 학생·연구자와 다를 수 있어 별도 확인 필요
현장 문의 체크리스트 (팀별 직접 입력)
- 사무국(ACE)에 확인해야 할 사항을 팀별로 직접 적어 두는 표입니다.
- 경영지원팀이 이 내용을 취합해 한 번에 모아서 문의합니다. 건별로 따로 메일을 보내지 않습니다.
- 행은 자유롭게 추가·수정·삭제하시면 됩니다.
- 입력한 내용은 브라우저에 자동 저장됩니다.
- 아래 항목은 2026-08-20 브리핑에서 나온 내용을 미리 채워 둔 것이니 필요에 맞게 고치거나 지우셔도 됩니다.
- 업무 준비 체크리스트는 별도로 추가할 예정입니다.
JPY 1,100,000 전액 부족분 없이 수령 확인. 공식 영수증은 김수근 앞으로 별도 발송, 수령 여부 회신 요청
영수증 수신 확인 → 회신 → 회계 증빙 이관
종결
2
광고 3종
초록집 전면광고·웹배너·인터미션 3종 모두 상세·일정·규격 확정 중. 준비되는 대로 안내 예정 웹배너 : 제품명·제품사진 불가, 스폰서는 회사 로고 게재 방침. 규격은 추후 공유 배너 링크 대상 사이트는 공개 접근 가능하고 내용이 적절해야 함
규격 확정 전까지 시안 수준으로 사전 제작 홈페이지 공개 접근성·내용 사전 점검
대기
3
스폰서 로고
현재까지 로고 데이터 미수령. 요구 파일 포맷·해상도·제출 방법은 확정 후 안내 예정
마스터 파일(AI·EPS·다해상도 PNG) 미리 준비, 안내 수령 즉시 송부
대기
4
전기 용량
부스 배정 및 옵션 서비스 상세를 확정 중이며, 확정 후 안내 예정
당사가 지금 회신할 사항 아님. 집기 리스트만 자체 확정해 두고 대기
대기
5
제품 실물 전시
Exhibition Details Form 재제출 불필요 단, 일본 PMD Act 미승인 제품은 학회 측 사무국 확인 필요. ACE가 대신 문의해 줄 테니 제품 상세 및 참고자료 제공 요청
영문 제품 자료 패키지 작성 후 ACE 송부
조치
6
부스 타입 후속
신청 시 "Standard Booth"가 선택되어 있어 사무국이 그에 맞춰 배정을 준비 중
부스 타입은 확정. 별도 조치 없음, 배정 결과만 수령
종결
7
뒷벽 패널 후속
뒷벽 패널을 포함한 옵션 서비스의 상세와 비용을 확정 중이며, 확정되는 대로 안내 예정
4번 전기 용량 건과 동일 흐름 — 안내 수령 후 일괄 발주
대기
1~5번은 2026-08-14 17:23 1차 회신, 6~7번은 이후 후속 회신 내용이다.
같은 날 별도 스레드 "Confirmation of Bronze Sponsorship Payment"(일본어 회신)도 수신했으나, 내용은 위 1번 납입 확인 건과 동일 사안이다.
후속 회신으로 부스 타입(Standard Booth)은 확정되었고, 뒷벽 패널을 포함한 유료 옵션은 여전히 사무국이 요금을 확정하는 단계임이 재확인되었다.
일정 캘린더 (8월 ~ 10월)
보는 법 — 색 띠는 바로 아래 한 주(週)에 걸쳐 있는 단계 구간이다. 띠와 그 아래 7칸이 한 덩어리이며, 각 덩어리는 굵은 가로선으로 구분된다.
띠의 끝이 처럼 각지게 끊기면 그 주에서 단계가 시작하거나 끝난다는 뜻이고,
처럼 흐려지면 앞 주 또는 다음 주로 이어진다는 뜻이다. 해당 월에 걸친 날짜가 없는 단계는 그 달 달력에 표시하지 않는다.
캘린더에서 반드시 감안할 휴일 구간
8/15(토) 광복절 · 8/17(월) 대체공휴일 — 8월 셋째 주 실작업일은 4일뿐
9/24(목) ~ 9/27(일) 추석 연휴 — 대체공휴일 없음. 사무국 부스 배정 안내가 이 구간에 걸리므로 9/23까지 수령 여부 확인
출장여비지급규정(2025-09-01) 일본 = 가 등급 적용. 결재선에 이정민 상무(자금 집행) 포함
부스 옵션·요금 안내 수령 확인
경영지원 · 김수근
9/18(금) 대기
전기·뒷벽 패널·사명 사인·렌탈 집기 신청 절차와 요금. 후속 회신에서도 "확정 중"으로 회신되어 대기 지속
3단계 · 부스 구축 및 물류 — 9/21 ~ 10/10
추석 연휴와 10월 초 연휴가 끼어 실작업일이 짧은 구간
D-31 ~ D-12
과업
담당
기한
비고
부스 배정·반입 상세 안내 수령 확인
경영지원 · 김수근
9/23(수) 대기
행사 1개월 전 발송 예정. 추석 연휴(9/24~27) 직전에 확인
미수령 시 사무국 독촉
경영지원 · 김수근
9/28(월) 목표
연휴 직후 즉시
전기 용량 및 부스 유료 옵션 최종 신청
경영지원 · 김수근
9/28(월) 조건부
100V/1,500W 초과 시 Large capacity plan 별도 신고
판촉물·증정품 확정 및 발주
경영지원 · 김수근
9/30(수) 목표
약기법 조회 결과 반영. 화장품류는 성분·표시 규제 확인 필요
현지 배송 vs 수하물 반입 결정 및 통관 준비
경영지원 · 박제인
10/1(목) 목표
인쇄물·판촉물 물량 기준. 상용 견본 통관 서류 확인
부스 그래픽·배너 인쇄 발주
디자인팀
10/2(금) 목표
10/3~10/9 연휴 구간 진입 전 반드시 마감
배포용 인쇄물 제작 및 수량 확정
디자인팀
10/2(금) 목표
KALDAT 2026 춘계 방문 946명 실적 참고해 수량 산정
리드 수집 방식 확정
경영지원 + 연구개발
10/2(금) 목표
국내 카카오채널 방식은 일본에서 부적합 — QR·명함·양식 대체안 필요
출장비 선지급 신청
경영지원 · 박제인
10/8(목) 규정
규정상 출발 2주 전부터 신청 가능
4단계 · 최종 점검 — 10/11 ~ 10/20
현장 운영 시나리오를 확정하는 구간
D-11 ~ D-2
과업
담당
기한
비고
광고 3종 게재 상태 확인 (웹배너 노출·초록집 인쇄 반영)
경영지원 · 김수근
10/12(월) 목표
실제 반영 여부 확인, 누락 시 대체 권리 협의
부스 응대 스크립트·FAQ 작성 (영문·일문)
연구개발 + 경영지원
10/14(수) 목표
Skin Reprogramming 컨셉 설명 통일, 미승인 제품 효능 표현 금지 기준 명시
부스 근무 시프트 편성
경영지원 · 김수근
10/14(수) 목표
현재 상주 인력은 연구원 1명뿐 — 식사·화장실·세션 청강 시 부스 무인 상태가 됨. 교대 인력 확보 여부를 먼저 결정해야 편성 가능
VIP·키맨 미팅 사전 예약
총괄님
10/14(수) 목표
Ochiya 박사 접점은 총괄님. 부사장님·회장님 배석 여부는 별도 조율
비품 패킹 리스트 점검
경영지원 · 박제인
10/16(금) 목표
변환 플러그(일본 A타입 100V), 연장선, 명함, 문구류, 여분 인쇄물
현지 비상 연락망·이동 동선 정리
경영지원 · 박제인
10/16(금) 목표
숙소–KITTE 동선, 사무국 연락처, 인솔자 지정
최종 리허설 (설치 시뮬레이션·응대 롤플레이)
전원
10/19(월) 목표
영상·전기 작동 사전 테스트 포함
출국 준비 최종 점검
전원
10/20(화) 목표
여권·항공권·반입물 최종 확인
5단계 · 현장 운영 — 10/21 ~ 10/23
도쿄 현장
D-1 ~ D+1
과업
담당
일자
비고
도쿄 이동 · 부스 반입 및 설치·전기 연결 확인
전원
10/21(수) 잠정
정확한 반입 시간은 사무국 반입 안내로 확정
Day 1 부스 운영 · 리드 수집
전원
10/22(목) 확정
일일 마감 시 리드 정리 및 인쇄물 잔량 점검
뱅큇 참석 (초대 1명)
지정자
10/22(목) 미확인
정확한 일자·시간 사무국 확인 필요
Day 2 부스 운영 · 철수
전원
10/23(금) 확정
철수 후 잔여물 처리·반송 처리
현장 기록 (부스 사진·방문자 수·주요 문의)
경영지원 · 김수근
10/22~23
사후 보고 및 차기 학회 근거자료
6단계 · 사후 처리 — 10/24 ~ 11/6
규정상 기한이 정해진 구간
D+2 ~
과업
담당
기한
비고
출장보고서 제출
참가자 전원
10/26(월) 규정
규정상 귀임 2일 이내 (귀임 10/24 기준)
리드 정리 및 팔로업 메일 발송
경영지원 · 김수근
10/30(금) 목표
수집 즉시가 원칙, 늦어도 1주 이내
여비 정산
경영지원 · 박제인
11/6(금) 규정
규정상 귀임 2주 이내. 환율은 현찰 구매 시 기준
참가 결과보고서 (성과·비용·개선점)
경영지원 · 김수근
11/6(금) 목표
스폰서십 ¥1,100,000 (약 976만원) 대비 성과 정리
팀별 R&R
구분
담당
책임 범위
이번 주 최우선
경영지원팀 (주관)
김수근 팀장
사무국 커뮤니케이션 총괄, 약기법 자료 송부, 부스 옵션 발주, 광고 소재 기획·카피·제출 (구 마케팅팀 역할 이관), 판촉물 발주, 홈페이지 점검, 일정 관리, 결과보고
제품 영문 자료 패키지 · 영수증 수신 확인
경영지원팀 (실무)
박제인 대리
등록, 항공·숙소, 출장 품의·선지급·정산, 통관·배송
항공·숙소 견적, Early bird 마감일 확인
디자인팀
이정화 팀장 (부장)
광고 3종 시안·최종본 디자인, 로고 마스터 파일, 부스 레이아웃·그래픽·배너, 배포 인쇄물, 영문 브로슈어
3종 시안 착수 (규격 확정 전 사전 제작)
연구개발팀
최혜인 소장
실물 전시 제품 선정, 약기법 대응 자료 작성, 광고 3종 내용 감수, 전시 콘텐츠 검수, 초록 작성·제출, 학술 Q&A
실물 전시 제품 확정 (8/19)
경영진
회장님 · 총괄님 · 부사장님
참가 인원 승인, 품의 결재, 뱅큇 인선, VIP 미팅
참가 인원 확정 (8/21)
사무국 (외부)
ACE Enterprise Akutsu · Nakazawa · Sawada
광고 3종 규격·마감 안내, 로고 규격 안내, 부스 배정·옵션·전기 안내, 학회 측 약기법 조회 중개
당사 자료 송부 후 학회 조회 진행
마케팅팀이 담당하던 광고 소재 기획·카피·판촉물·홈페이지 관련 업무는 경영지원팀으로 이관하고, 실제 디자인 제작은 디자인팀이 수행한다.
광고 3종은 디자인팀이 시안을 만들고 연구개발팀이 내용(효능 표현·미승인 제품 표기)을 감수한 뒤 경영지원팀이 사무국에 제출하는 3자 협업으로 진행한다.
사무국 메일 참조 라인에서 서재원 과장은 제외한다. 이후 사무국 커뮤니케이션 참조는 총괄님·부사장님·박제인 대리·이정화 팀장으로 유지한다.
참가 예정 인원
구분
대상
출장 등급
역할 · 비고
참석 확정
총괄님
임원
임원. 학술 Q&A, Ochiya 박사 등 VIP 미팅 주관
부사장님
임원
대외 대응, VIP 미팅 배석
최혜인 소장
임원
연구개발팀 담당. 기술 응대, 전시 콘텐츠·초록 총괄. 2026-06 일본 출장 경험 보유
연구원 1명
팀장 외
인선 미정 — 부스 상주 전담, 리드 수집
일부 참석
회장님
임원
참석 확정, 체류 일정 미정 — 뱅큇 참석 여부도 미정
미정
김수근 팀장
팀장
참석 여부 파악 중 — 현지 사무국 대응·부스 옵션·정산 실무 필요 여부 판단
추가 인원
—
부스 교대 인력 확보 여부에 따라 결정
인력 리스크 : 부스 상주가 연구원 1명뿐
임원 4명(회장님 포함)은 미팅·세션 참석으로 이석이 잦아 실질 상주 인력이 1명이다.
2일 종일 운영 기준으로 식사·화장실·세션 청강 시 부스가 무인 상태가 되며, KALDAT 2026 춘계 부스 방문 946명 수준의 응대는 1명으로 감당하기 어렵다.
교대 인력 1명 추가 또는 현지 인력 활용 여부를 인원 확정 시점(8/21)에 함께 결정해야 한다.
뱅큇(Banquet) 초대 1명이란
Bronze 패키지에 포함된 학회 공식 만찬 초대권 1장이다. 통상 학회 기간 중 저녁에 열리며, 대회장·초청 연자·주요 연구자·스폰서가 함께하는 자리로,
부스에서는 만나기 어려운 인사와 대화할 수 있는 네트워킹 목적의 자리다. 1장은 무상이고 추가 참석은 별도 비용이 발생한다.
당사 기준으로는 Ochiya 박사와의 접점을 고려하면 총괄님, 대외 위상을 고려하면 회장님 또는 부사장님이 후보다.
확인 필요 — 개최 일자·시간·장소, 추가 참석 가능 여부와 비용은 사무국이 안내한 바 없다.
예산 현황
항목
금액 (JPY/USD)
원화 환산
상태 · 근거
Bronze 스폰서비
¥1,100,000
약 976만원
집행 완료 2026-07-24 송금, 사무국 수령 확인. 실제 원화 지출액은 송금일 환율 기준으로 별도 확인
등록비 (무료 1명 제외)
Early ¥44,000 Regular ¥55,000
1인 약 39만원 1인 약 49만원
확정 4명 중 3명 유료 시 ¥132,000 (약 117만원). 회장님 포함 4명 유료 시 ¥176,000 (약 156만원)
부스 유료 옵션
산정 불가
대기 전기·뒷벽 패널·사명 사인·렌탈 집기. 사무국이 상세·비용 확정 중이라고 후속 회신 (부스 타입 Standard는 확정)
항공료
산정 불가
견적 미수취. 임원은 규정상 Business, 팀장 이하 Economy
인쇄물·판촉물·부스 그래픽
산정 불가
물량·사양 미확정
«[추정/시뮬레이션]» 출장 여비 (항공료 제외) 1인당 산출
실제 견적이 없어 사내 출장여비지급규정(2025-09-01) 일본 = 가 등급 단가에 출장 일수를 곱한 계산값이다. 실제 지출액이 아니다.
가정 — 10/21(수) 출국, 10/24(토) 귀국 기준 4일 3박. 일정이 바뀌면 금액도 바뀐다.
등급
일비 ×4일
숙박 ×3박
식비 ×4일
소계 (USD)
원화 환산
임원
$200
$879
$656
$1,735
약 245만원
팀장
$160
$621
$544
$1,325
약 187만원
팀장 외
$140
$513
$428
$1,081
약 153만원
확정 4명 기준 (임원 3 + 팀장 외 1) 여비 합계 약 888만원 · 회장님 포함 5명이면 약 1,133만원 — 모두 항공료 제외 금액이다.
2026-06 일본 출장 실적(연구개발팀 2명, 전원 Economy) 총 4,533,125원은 인원 수와 직급 구성이 달라 이번 예산의 근거로 쓸 수 없다. 이것이 "재산정이 필요하다"는 뜻이다.
규정상 정산 환율은 현찰 구매 시 기준이므로, 매매기준율로 환산한 위 금액과 실제 정산액은 차이가 난다.
사무국 안내 대기 항목 (볼이 사무국에 있음)
대기 항목
이 안내를 받아야 풀리는 것
독촉 기준일
광고 3종 규격·제출방법·마감
시안 → 최종본 전환, 초록집 9월 인쇄 반영
9/4(금)
스폰서 로고 포맷·해상도·제출방법
학회 웹사이트 로고 게재
9/4(금)
약기법 조회 결과 (ACE → 학회 측)
실물 전시 가능 여부, 판촉물 구성
9/8(화)
부스 옵션 신청 절차·요금 (전기·뒷벽 패널·사명 사인·집기)
옵션 발주와 예산 확정. 후속 회신에서 "상세·비용 확정 중"으로 재확인됨 — 부스 타입(Standard)은 이미 확정
9/18(금)
부스 배정·반입 상세 안내
부스 그래픽 최종 출력, 반입 시간 확정
9/23(수)
확인 근거가 없는 항목 (추정 금지, 확인 필요)
Early bird 등록 마감일 및 등록비 납부 기한 — 금액(¥44,000 / ¥55,000)만 확인됨. 학회 공식 등록 페이지가 자동 조회를 차단해 마감일 확인 불가, 사무국 직접 문의 필요
초록(포스터·구연) 접수 마감일·제출 양식 — 제출은 사내 확정, 학회 공식 페이지가 자동 조회를 차단해 마감일 확인 불가. 사무국 직접 문의 필요